這份文件規範了 Debian 中文組在郵遞論壇上進行合作的方法，參考了法文組的現行的方法。
首先因為所有的翻譯工作都是透過各語言翻譯組的郵遞論壇，所以要幫忙翻譯工作的人請務必要訂閱該論壇。
寄到論壇的信件，有關翻譯的則在主題使用標籤來表示翻譯的進度，如 [RFR] po-debconf://tomcat6/zh_TW.po ，以下是現在使用的標籤：
- ITT
- 表示 "Intent To Translate"
- 進行翻譯前先寄出通知，以免重複工作
- RFR
- 表示 "Request For Review"
- 初步翻譯完成，然後以附件的方式或是放在網路上某處，讓論壇上其他人可以幫忙校閱
- 可以用 [RFRv2] 表示版本更新
- 如果你校閱過了某個翻譯，請回覆這封信
- ITR
- 表示 "Intent To Review"
- 用來延遲 LCFC 的時間，表示還有校閱進行中
- 通常用在當你預期你的校閱工作還有幾天才會完成時 (因為內容很多，或是直到週末才有空等等)
- 郵件內容應該指出你預估何時才會進行
- LCFC
- 表示 "Last Chance For Comment"
- 用來表示翻譯已經完成，通過校閱，翻譯將被提交
- 如果都沒有 ITR，距離最後一次 RFR 已經過了三天
- 至少經過一個人校閱之後才送出
- DICO
- 表示 "Dictionary"
- 用來討論一個辭彙該如何翻譯，翻譯慣例等等
BTS#<bugnumber>
- 表示 Bug Tracking System
- 用來註冊一個 bugnumber 表示翻譯已經提交到 BTS
- 每天 l10n-bot 會檢查該紀錄是否已經關閉
- DONE
- 完成
- 用來通知翻譯追蹤系統該翻譯已經完成 (加到套件中、網頁更新等等)
- 偏好使用 BTS 標籤，但對於無法使用 BTS 追蹤的項目則使用此標籤
主題還使用 pseudo-url 來表示翻譯的項目：
- po-debconf://package-name
- 有關於 debconf 的翻譯
- po://path_in_sourcepackage_to/po-file
- 程式本身的翻譯
- man://section/subject
- 手冊的翻譯
- wml://adres_of_webpage
- 網頁的翻譯
- dpn://issue/section
- Debian Project News 的翻譯