Planejamento de Eventos

O conteúdo desse documento foi redigido a partir de uma compilação de e-mail's trocados pelos integrantes da lista Debian-RS e destina-se a criar um guia para realização de eventos para o Grupo de Usuários Debian-RS. Seu conteúdo poderá ser alterado de acordo com as decisões do GUD/RS.

Coordenação de Evento

É importante que haja engajamento e responsabilidades. Sendo assim, desde já deveríamos pensar em um grupo responsável pela Coordenação do Evento. Esse grupo deve ser composto por pessoas com afinidades das mais variadas, para que possamos suprir todos os critérios técnicos envolvidos nos eventos.

Dentre as pessoas (e acredito que devemos chamar de pessoas), deve ter alguém que possua laços com entidades como a ASL, com órgão governamentais, com outros grupos de usuários, com restaurantes e confeitarias... Enfim, quanto maior a diversidade, maior a chance de que sejam estabelecidas parcerias para divulgação e apoio.

Preparação

  1. É importante definir uma deadline e marcos para a preparação do evento Debian Day. Foi comentada a saturação de eventos em software livre pós FISL, mas devemos acreditar no esforço, divisão e responsabilidade de tarefas do grupo.

  2. O início das atividades, pode ser em 15 de abril (4 meses de antecedência), definindo-se a Coordenação de Eventos e lista de atividades de organização.
  3. Em 60 dias antes do Debian Day a grade de eventos deve estar fechada, contando com eventos/palestrantes que possam suprir uma eventualidade. Pessoas adoecem ou acabam tendo compromissos urgentes e a grade deve possuir flexibilidade de horários e contatos com outros palestrantes.
  4. A data de lançamento final deve ser, no máximo, 40 dias antes do Debian Day.
  5. Reuniões presenciais da Coordenação. Parece besteira nos dias atuais, com tanta tecnologia espalhada, mas há situações que são resolvidas mais facilmente olho-no-olho e rabiscando no guardanapo.

Divulgação

  1. A divulgação dar-se-á através do site do grupo de usuários Debian, bem como entidades e outros meios de comunicação no prazo de 40 dias antes do Debian Day.
  2. Eventos que ocorram dentro desse período podem contar com a participação do grupo no sentido de divulgar o Debian Day
  3. Sites amigos do Debian Day. Se possível, criar um site com "páginas amigas" do Debian Day, permitindo a divulgação do evento.

Oficinas

  1. Devem possuir uma lista de inscrição prevendo um número máximo de participantes, de acordo com a capacidade do local do evento. Devem ser permitidas inscrições até o limite máximo, caso não haja comprometimento com o horário de início, capacidade da sala e segurança do público presente.
  2. Caso haja necessidade, deverá ser disponibilizado no site/grade do evento o material necessário para uma preparação básica do ferramental das oficinas com a finalidade de otimizar o tempo do público presente. Se possível, divulgar um contato do ministrante da oficina para que possam ser sanadas as dúvidas pertinentes à preparação do ambiente da oficina.
  3. Oficinas que não possam ocorrer deverão ser substituídas por outras oficinas ou poderão ter o tempo redimensionado, caso haja comum acordo entre a Coordenação do Evento e ministrante.

Palestras

  1. As palestras deverão seguir a grade de horários pré-determinada, sem exceção.
  2. Palestras que não possam ocorrer deverão ser substituídas por novas palestras, definidas pela Coordenação do Evento.
  3. Poderá ser reservado um espaço para Lighning Talks: são rápidas, objetivas e divertidas!

  4. Todos as palestras deverão contar com um Coordenador de Mesa, que será responsável por realizar uma breve saudação, apresentação do palestrante e título da palestra, e - principalmente - conduzir a atividade dentro do tempo destinado, respeitando tempo para perguntas e outros detalhes.

Festa de Assinaturas de Chaves

  1. Acho que deve haver um momento em que os interessados possam realizar suas assinaturas de chaves. Devem ser estabelecidos o momento e protocolo para tal.

Install Fest

  1. Caso haja espaço e estrutura, deverá ser realizada uma Install Fest. É sempre um momento de descontração do tipo "mão na massa", além de trazer conhecimento para todos.

  2. Deverá ser pré-determinada a estrutura mínima necessária, bem como documentação exigida para tal. Como diria o Obama, Yes, we can!

Video Team

  1. Seria interessante que pudéssemos gravar as palestras para que fossem posteriormente disponibilizadas através de algum canal de vídeo como Youtube ou outro.
  2. Determinar a estrutura necessária para vídeo e posterior divulgação.

Questões Diversas

  1. Tempo de Evento: é importante delimitar o tempo do evento, para que se estabeleça um padrão que não comprometa o aproveitamento. Dois turnos com intervalo para almoço e um coffee break no período da tarde? Um turno mais longo à tarde, com um delicioso coffee break de confraternização? Sugestões existem!

Ver também


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