Modelo para Bid da MiniDebConf
Estou colocando aqui algumas perguntas e itens que seria legal os proponentes para a realização da MiniDebConf preencherem.
Nada aqui é obrigatório, então não se sinta obrigado a responder todas as questões 
Vou usar a edição de 2024 em Belo Horizonte para servir de exemplo.
Contents
Equipe e coordenação
Você sempre poderá contar com a ajuda remota das pessoas que já ajudaram a organizar uma MiniDebConf. Mas não acredite que o pessoal remoto irá fazer a maior parte do trabalho porque no fim, será o time local que irá realmente fazer a maior parte das tarefas.
Então é muito importante ter pessoas ajudando localmente.
Indique quem será o coordenador, ou quais pessoas serão os coordenadores. E quem faz parte do time local que irá ajudar.
Qual a cidade, local e salas?
Não precisa ter o local já definido agora. Você pode colocar o local que você acredita que poderá acontecer, e depois acabar mudando para outro.
Por exemplo:
- Belo Horizonte
- Campus Pampulha da UFMG
- No sábado: salas 2076, 2077, 2014, 2013, Sala 2006, 2007. Demais dias: auditórios B101 e B102
Quantos dias e data provável
Não precisa ter a data definitiva, mas pelo menos quando você pretende fazer.
A quantidade de dias pode variar. Em Brasília foram 3 dias, em Belo Horizonte foram 4.
Hospedagem
Se você pretende oferecer bolsas de hospedagem, ou mesmo se você pretende apenas indicar um hotel pro pessoal fical, é legal indicar o valor da diária.
Em Belo Horizonte os custos foram:
- Quarto duplo diária: R$ 320,25
- Sala de eventos pro domingo a noite: R$ 630,00
Alimentação
Se você pretende oferecer bolsas de alimentação, ou mesmo se você pretende apenas indicar um restaurante pro pessoal fical, é legal indicar o valor do almoço e jantar.
Em Belo Horizonte o jantar variou porque fomos em diferentes restaurantes. O almoço na cantina custou R$ 15,50.
Material gráfico
Sempre é bom produzir os banners de lona para indicação e principalmente para divulgar os patrocianadores.
Em Belo Horizonte fizemos:
- 0,50 x 0,70 - corredores/portas das salas no sábado = 6
- 0,70 x 1,10 - dentro salas no sábado/hall do B101/B102 = 2
- 0,90 x 1,50 - dentro das salas/fundo do palco B101/B102 = 3
- 1,70 x 0,60 - (horizontal) mesas dos palcos B101 e B102 = 2
Produzimos 250 crachás em papel couchê 150g, tamanho 10cm x 14cm, 4x0 cores: R$ 153,60
Foram impressos cartazes A3 para divulgar principalmente na UFMG. Não teve custo.
Brindes
De forma alguma é obrigatório ter brindes para os participantes. Em Curitiba a gente só deu cordão de crachá, em Brasília o pessoal produziu camisetas e em Belo Horizonte conseguimos produzir também.
É legal você ter uma estimativa de custo do que você gostaria de entregar.
Em Belo Horizonte os custos fora,:
- Cordao de cracha feito em Curitiba (porque eu sempre fiz nessa empresa de lá): 200 x R$ 3,20
- Copos de vidro: 120 x R$ 8,00
- Porta crachá: 100 custaram R$ 88,30 no Mercado Livre
- Camiseta poliviscosi: 220 x R$ 29,92. A de algodão custava 32,88
Day Trip / Passeio
Novamente, não é um item obrigatório. Mas você pode escrever que pretende fazer em tal local.
Custos
Podemos usar o ICTL para receber os patrocínios e doações, e ajudar nos pagamentos. Só lembrando que o ICTL fica com 10% do que for arrecadado como uma taxa de manutenção.
Você pode ver tudo o que gastamos e tudo o que recebemos. E a prestação de contas final.